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La plupart des expéditeurs qui peinent avec la délivrabilité chez Microsoft ne se sont jamais inscrits aux deux outils gratuits que Microsoft a créés précisément pour les aider : SNDS et JMRP. Si c'est votre cas, ce seront les 15 minutes les plus rentables que vous consacrerez à l'e-mail ce trimestre.
Ce qu'est SNDS
Smart Network Data Services (SNDS) est le tableau de bord gratuit de Microsoft qui vous montre, IP par IP, la réputation qu'Outlook.com lui attribue. Vous y voyez :
- Un statut de couleur : vert, jaune ou rouge.
- Le taux de plaintes (selon les retours JMRP).
- Les pièges touchés : combien de fois des e-mails de cette IP ont touché un spam trap de Microsoft.
- Le volume de messages échantillonné.
- Les pourcentages de résultats de filtrage : comment Outlook.com a filtré les e-mails échantillonnés.
Les données sont actualisées chaque jour et remontent sur 90 jours.
URL : https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
Ce qu'est JMRP
Junk Mail Reporting Program (JMRP) est la boucle de rétroaction (feedback loop) de Microsoft. Quand un utilisateur d'Outlook.com / Hotmail clique sur « signaler comme indésirable » sur un message venant de votre IP, JMRP vous envoie le message d'origine pour que vous puissiez supprimer ce destinataire.
C'est ce que Microsoft propose de plus proche de la FBL de Gmail (qui n'existe pratiquement pas pour les expéditeurs qui ne sont pas de grande taille). Sans JMRP, vous ne pouvez pas agir sur les plaintes, et les plaintes sont la première cause des blocages S3140.
URL : https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/JMRP.aspx
S'inscrire à SNDS
- Ouvrez l'URL de SNDS ci-dessus et connectez-vous avec n'importe quel compte Microsoft (professionnel, scolaire ou personnel).
- Cliquez sur « Request access ».
- Ajoutez les IP (ou plages CIDR) depuis lesquelles vous envoyez. Vous pouvez soumettre jusqu'à 100 plages par demande.
- Microsoft envoie un e-mail de vérification à une adresse que SNDS déduit de la plage : postmaster@ ou abuse@ sur le domaine du DNS inverse des IP, ou un contact de l'enregistrement RDAP (WHOIS) (FAQ SNDS). La personne qui gère cette boîte mail doit cliquer sur le lien pour autoriser l'accès.
- Une fois la vérification faite (en général en moins d'une heure), les IP apparaissent dans votre tableau de bord.
Si vous ne contrôlez pas l'adresse abuse@ (par exemple parce que vous êtes sur une IP partagée chez un ESP), c'est votre ESP qui a l'accès SNDS pour ce pool. Demandez-lui les données.
S'inscrire à JMRP
- Ouvrez l'URL de JMRP ci-dessus.
- Soumettez chaque IP ou plage depuis laquelle vous envoyez, ainsi que l'adresse e-mail qui doit recevoir les rapports de plaintes (utilisez une boîte mail dédiée ;
fbl@yourdomainest une convention courante). - Le processus de vérification WHOIS est le même que pour SNDS.
- Une fois l'accès approuvé, les plaintes arrivent sous forme de messages au format ARF standard.
Branchez cette boîte mail sur votre système de suppression, pour que toute adresse qui apparaît dans JMRP soit immédiatement exclue des envois suivants.
Lire le tableau de données SNDS
| Colonne | Ce qu'elle signifie | Valeur saine |
|---|---|---|
| RCPT commands | Tentatives de destinataires échantillonnées | sans objet (signal de volume) |
| Data commands | Messages réellement transmis | Proche de RCPT |
| Trap message period | Jours où des pièges ont été touchés | « Not applicable » est l'idéal |
| Trap hits | Nombre de destinataires pièges | 0 idéalement, < 3 tolérable |
| Sample HELO | Le nom annoncé dans votre EHLO | Correspond à votre PTR |
| Sample MAIL FROM | Domaine du return-path | Correspond à votre domaine d'envoi |
| Complaint rate | % des e-mails signalés par les utilisateurs d'Outlook.com | objectif < 0,1 %, danger > 0,3 % |
| Filter result | % filtré comme spam par Outlook.com | objectif < 1 % |
Ce que signifient les couleurs
- Vert : Outlook.com fait globalement confiance à votre IP. La plupart des e-mails arrivent en boîte de réception.
- Jaune : plaintes, pièges touchés ou filtrage en hausse. Outlook.com limite ou classe en indésirable une partie des e-mails. Considérez-le comme un signe avant-coureur de blocage.
- Rouge : Outlook.com considère que l'IP pose problème. Attendez-vous à beaucoup de courrier indésirable, à des limitations, et probablement à un blocage S3140 sous quelques jours.
Quand une IP passe au jaune, vous avez une fenêtre, en général de 3 à 7 jours, pour corriger le problème de fond avant qu'elle ne passe au rouge.
Agir sur les rapports JMRP
Chaque message JMRP contient le message d'origine au format message/rfc822. Analysez-le, extrayez le destinataire (l'en-tête X-HmXmrOriginalRecipient est le plus sûr) et :
- Ajoutez-le immédiatement à votre liste de suppression.
- Étiquetez la campagne ou le segment de liste à l'origine de la plainte.
- Suivez le taux de plaintes par segment. Les récidivistes se résument généralement à une ou deux mauvaises sources de listes.
Visez un taux de plaintes sous 0,1 %. Au-delà de 0,3 % de façon durable, vous récolterez un blocage S3140 en quelques semaines.
Automatiser la surveillance de SNDS
SNDS n'a pas d'API soignée. À la place, vous récupérez un fichier délimité par des tabulations avec une clé que Microsoft génère pour chaque IP autorisée. Vous pouvez le récupérer par une tâche cron et déclencher une alerte quand la couleur change.
Si vous préférez ne pas le construire vous-même, la surveillance des IP de MailVitals regroupe les données SNDS, les signaux JMRP et 25 DNSBL dans un seul flux, avec des alertes par Slack ou par e-mail.
FAQ
SNDS concerne-t-il seulement Outlook.com / Hotmail, ou aussi Microsoft 365 ? Les données SNDS concernent le côté grand public, Outlook.com. La réputation chez Microsoft 365 (Exchange Online) est distincte et n'est pas publiée ; vous la déduisez des en-têtes EOP et des codes de bounce.
Mon ESP possède les IP. Dois-je quand même m'inscrire ? Vous ne pouvez pas, car Microsoft vérifie via le WHOIS. Demandez à votre ESP ses données SNDS, ou une IP dédiée si votre volume le justifie.
Pourquoi mon IP n'apparaît-elle pas dans SNDS même après approbation ? SNDS n'affiche que les IP qui ont envoyé assez d'e-mails échantillonnés (en général plus de 100 messages par jour) pour que Microsoft puisse les noter. Les IP à faible volume n'apparaissent tout simplement pas tant qu'elles n'ont pas atteint ce seuil.
À lire aussi
Sources
- Smart Network Data Services FAQ (Outlook.com), le fonctionnement de l'inscription et de l'autorisation SNDS, ce que rapporte chaque colonne et la durée de conservation des données.
- Outlook.com Postmaster: Services for Senders and ISPs, ce que fournissent JMRP et SNDS, et à partir de quand les retours JMRP commencent.
- RFC 5965: An Extensible Format for Email Feedback Reports, l'Abuse Reporting Format utilisé par les rapports des boucles de rétroaction.